Conseils utiles

L'externalisation en tant que philosophie d'entreprise

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Le principal problème auquel sont confrontés la plupart des entrepreneurs en démarrage est le manque de fonds, ce qui implique des économies totales sur pratiquement tout - à la fois sur le plan matériel et sur le personnel. Ou vice-versa - du personnel en sureffectif est recruté, des programmes sont en cours d’acquisition pour assurer le fonctionnement de tous les aspects des activités de l’entreprise. Dans ce cas, souvent le personnel "se permettre" n'est pas assez qualifié. En conséquence, les équilibres se font sur le genou, les contrats sont lus par les étudiants des facultés de droit, etc., et les erreurs de tels spécialistes coûtent à l'entreprise, en règle générale, à bon marché. De nombreuses organisations ne survivent pas précisément pour ces raisons - manque de qualifications des gestionnaires et des employés ou manque de fonds de roulement en raison de coûts excessifs.

Dans la réalité moderne des affaires, quand la concurrence est féroce dans presque tous les secteurs du marché, les entreprises dont les propriétaires et les gestionnaires sont en mesure de réduire les coûts sont les plus tenaces. Et pour les petites entreprises, très souvent, les coûts principaux ne sont pas des actifs matériels, mais des coûts de personnel.

L'un des moyens possibles de réduire les coûts pour obtenir de réels avantages concurrentiels consiste à transférer un certain nombre de fonctions à la sous-traitance.

Sous-traitance - Il s’agit du transfert d’une partie des fonctions de service des activités de votre entreprise à un autre organisme d’exécution.

Les entreprises ont recours à la sous-traitance pour pouvoir se concentrer le plus possible sur leur cœur de métier, sans perdre de temps à rédiger des documents standard, à calculer les contributions aux fonds, à «éduquer» les chauffeurs, à nettoyer, à dépister les virus informatiques, etc.

Qu'est-ce qui est généralement sous-traité? Les fonctions les plus souvent externalisées sont les suivantes: logistique, messagerie, recrutement, informatique, publicité et relations publiques et, bien entendu, aussi importantes pour toute activité juridique ou comptable. Dans chaque cas, tout doit être décidé individuellement, et de nombreux facteurs déterminent le transfert ou non de certaines fonctions.

Nous voudrions insister davantage sur les deux dernières questions: la comptabilité et le juridique, qui sont les plus vulnérables et les plus risqués de la vie de l'entreprise.

Principe de l'externalisation: "Je ne laisse que ce que je peux faire mieux que les autres, je transfère à l'artiste externe ce qu'il fait mieux que les autres."

Externalisation comptable

La possibilité de transférer la comptabilité à une organisation spécialisée est définie à l'art. 6 de la loi de la Fédération de Russie sur la comptabilité.

L'externalisation du transfert de la comptabilité est une pratique typique de nombreux pays. Dans notre pays, ce type de service est également assez courant et de plus en plus d’entreprises confient leur comptabilité à une entreprise spécialisée. Cela présente de nombreux avantages.

Tout d'abord, la diversité des spécialistes. Les sociétés d'audit et de conseil fournissant des services comptables emploient des spécialistes - experts dans divers domaines (commerce, production, services, etc.), et l'entreprise qui est passée au support comptable sera confiée à un employé spécialisé dans un certain type activités des entreprises et, si nécessaire, d’autres spécialistes seront impliqués.

Deuxièmement, l'interchangeabilité des employés. Autrement dit, vous ne pouvez pas craindre que votre comptable ne tombe malade ou ne parte en vacances. Il trouvera toujours un remplaçant, et ce ne sera pas votre mal de tête.

Troisièmement, une assistance méthodologique. La compétence des spécialistes de la société nous permettra d’élaborer la méthodologie et la politique comptables optimales.

Quatrièmement, un système de contrôle de la qualité, qui doit exister dans une bonne entreprise d’impartition, vous permet d’éviter les erreurs de comptabilité.

Cinquièmement, une approche intégrée. La symbiose de personnel hautement qualifié - auditeurs, comptables et conseillers fiscaux, avocats permettra à l’entreprise de prévoir les risques éventuels et de résoudre rapidement les problèmes.

Sixièmement, les économies. Sur le lieu de travail, ouvrages de référence, logiciels, formation, etc. Y compris les salaires. Pour une petite entreprise, le transfert de fonctions de comptabilité peut être une option beaucoup plus économique que de maintenir le personnel de votre comptable.

Comme inconvénient relatif de la coopération avec des entreprises sous-traitantes, on peut noter l’absence physique d’un comptable dans l’entreprise. Cependant, avec le cadre compétent du processus, cet inconvénient est nivelé.

Et en conséquence, la question se pose, comment choisir la bonne entreprise pour la comptabilité? Nous recommandons l'utilisation des critères d'évaluation suivants:

  • la période pendant laquelle la société exerce ses activités sur le marché,
  • liste de ses clients
  • si possible, les recommandations des clients,
  • relation contractuelle et coût,
  • impression visuelle du bureau et des employés,
  • classement du site sur Internet.

Le quatrième paragraphe sera plus détaillé. Lors de l’organisation du travail, il est important d’établir correctement et clairement les relations contractuelles - dans chaque cas, sans exagération, elles seront exclusives. Le contrat stipule notamment: qui signe les procès-verbaux, la procédure à suivre par le client pour le traitement des documents, les contre-vérifications, les rapprochements avec les autorités fiscales, la possibilité d’un soutien juridique, la préservation des secrets commerciaux, la possibilité de conseiller en matière fiscale, sont stipulés séparément.

Souvent, le coût des services devient le principal obstacle lors du choix d’une entreprise de sous-traitance. D'une part, les poids sont une offre tentante en termes de coût et, d'autre part, un prix qui semble surestimé. Que choisir? Souvent, les entreprises offrant des prix de dumping ont une qualité bien inférieure aux services fournis. Ceci doit être rappelé et gardé à l'esprit. Comment déterminer à quel point le prix offert par la sous-traitante correspond au marché? Tous les facteurs que nous avons indiqués ci-dessus affectent le prix. Plus l'entreprise est respectable et fiable, plus le coût de ses services sera élevé. Le coût dépend également du nombre d'opérations effectuées, du nombre de sous-traitants, du type d'activité, du nombre d'employés dans l'État, etc. Dans tous les cas, nous recommandons de ne pas arrêter d'examiner une proposition, mais de comparer et d'augmenter. Mais le prix lors de la décision finale ne devrait pas être un facteur clé. Arrêtez-vous au milieu. Trop bon marché est un signe dangereux!

Externalisation légale

Au début des activités de l’organisation, il est très important d’élaborer correctement la politique contractuelle de la société et les principaux contrats avec les contractants, sans oublier tous les documents internes d’organisation et juridiques.

Parlons maintenant d’un détail aussi important dans l’organisation d’une entreprise en tant que composante légale. Vous avez probablement rencontré cela au tout début - lors de l'enregistrement d'une entreprise. Les entreprises qui aident à l’enregistrement le font souvent non seulement plus rapidement, mais aussi pour assurer la fiabilité juridique des documents. Des avocats expérimentés apporteront toutes les nuances de la charte, de sorte que vous ne serez plus obligé de la modifier ultérieurement, ce qui coûte également du temps et de l'argent. De plus, au début des activités de l’organisation, il est très important de développer avec compétence la politique contractuelle de la société et les principaux accords avec les contractants, sans oublier tous les documents juridiques internes. Comment structurer le travail de sous-traitance juridique? Les travaux peuvent être effectués selon deux options: recours à des demandes ponctuelles et services d’abonnement. Sur la base de notre expérience, le service d’abonnement est dans la plupart des cas préférable car il permet à la société cliente d’externaliser tous les travaux juridiques. Comme dans le cas des services de comptabilité, la présence dans le personnel de la société - un conseiller juridique composé de juristes hautement professionnels spécialisés dans divers domaines du droit - vous permet de résoudre rapidement et avec précision tous les problèmes qu'un client peut avoir. En même temps, un avocat interne ne peut être un expert sur toutes les questions, ce qui est tout à fait naturel.

Les critères de choix d’une société d’avocat seront essentiellement les mêmes que pour le choix d’une société de comptabilité. De nombreuses sociétés de conseil, y compris la nôtre, offrent une gamme de ces services - juridiques, comptables et autres, liés à la conduite des affaires. Dans tous les cas, le choix vous appartient. Mais l'essentiel reste: le sens commun et la logique.

Les entreprises d'autorité à TYUMEN BEAUCOUP, MAIS LA QUANTITÉ N'EST PAS UN SIGNE DE QUALITÉ

La collaboration avec des sociétés de sous-traitance permet un développement beaucoup plus rapide de toute organisation. «Bien sûr, il existe un nombre décent d'exemples de décisions conservatrices dans la ville», explique Vladislav Kuzmin, directeur du développement de la boutique en ligne ScreenShop: «Par exemple, mon ami est engagé dans le secteur des meubles. Ses affaires existent depuis 1996. Ils ont un petit personnel: deux directeurs, un maître et un directeur. Beaucoup de fonctions sont mélangées. Le propriétaire lui-même peut aller chez le client et prendre des mesures. Et en principe, les gens sont contents de tout. La société est bien connue, le chiffre d’affaires est décent et ne nécessite pas de sous-traitance. "

La gestion d'entreprise interne est souvent inférieure à l'externalisation des services à long terme. La question est seulement de savoir quoi externaliser. Il existe de nombreuses entreprises de sous-traitance à Tioumen, mais la quantité n'est pas un gage de qualité. L'inconvénient le plus important de l'externalisation est précisément dû au fait que les compétences de «pas votre employé» sont théoriques et non prouvées. En outre, si les mêmes rapports comptables sont difficiles à établir au mauvais moment, les approbations pour le projet de conception de site risquent de s’étirer sur une longue période.

Les spécialistes fonctionnels eux-mêmes ne sont souvent pas enclins à travailler pour une seule entreprise. Par exemple, à Tioumen, il est difficile de trouver un ciblologue dans cet État. Et cela est compréhensible: il est beaucoup plus rentable pour un spécialiste de travailler avec plusieurs projets à la fois, donc de gagner plus.

- Notre système ossifié «cinq sur deux, de neuf à six», particulièrement chéri dans les institutions de l'État, est absolument inefficace. De la parole du tout. Je me suis moi-même essayé dans ce format, et le plus souvent, je n'ai rien fait pendant des semaines. Il y avait un sentiment de leur propre futilité, mais pour une raison quelconque, la plupart des personnes dans ce format sont très heureuses. Ils sont prêts à rester assis pendant des jours en croisant leurs mains sur leurs genoux. Il est tout à fait possible de remplacer de telles personnes par la sous-traitance. Et si les entreprises délèguent de plus en plus leurs fonctions au côté des professionnels, notre secteur public n’examinera pas du tout la situation, même si cela réduirait les coûts de plusieurs fois. Il est tout à fait évident que garder une personne parmi le personnel et l'externaliser est deux choses différentes en termes de coût et d'efficacité.

Mais, comme l’a montré la pratique, ce n’est pas tout à fait le cas des institutions de l’État. Et les mêmes soins de santé fonctionnent avec l'externalisation. «La sous-traitance est un outil qui permet au responsable d’une institution de se concentrer sur une activité de profil - la fourniture de soins médicaux. Les hôpitaux confient les tâches non essentielles à des sous-traitants externes, notamment le nettoyage, le lavage du linge, la collecte et le recyclage des déchets », a déclaré Alexandra Malygina, porte-parole du département de la santé de la région de Tioumen,« ce qui augmente la rentabilité des organisations médicales et réduit leurs coûts pour les activités économiques ».

Il est difficile de parler de la sous-traitance en général: elle existe dans des domaines complètement différents. Les caractéristiques de notre travail ont été partagées par les héros de nos sociétés spécialisées dans la sous-traitance.

- Le besoin d'externalisation des offres est formé par les petites entreprises. Habituellement, il n'a pas de ressources, pas de temps, pas envie de faire des ventes par appel d'offres. De plus, il y a plus de demande d'escorte que de formation aux enchères.

Les fournisseurs d'offres ne sont souvent pas aussi intéressants pour les entreprises que, par exemple, la comptabilité. Les offres sont une source de nouvelles commandes, la comptabilité est une question de survie légale. Mais dans les mêmes offres sans comptabilité en aucune façon. Même avec les exigences minimales des clients, une entité légale valide ou un entrepreneur individuel, ainsi qu'un compte courant, sont nécessaires. Et s’il existe un compte courant, les autorités fiscales ne peuvent se passer de l’information requise par la loi.

- Dans la région de Tioumen, curieusement, ce sont les régions du nord qui s'intéressent le plus à la comptabilité. Il y a peu de professionnels, les salaires sont élevés, la journée de travail est courte. Les comptables du Nord ont la possibilité de travailler moins, mais pour un bon salaire. Une petite entreprise avec beaucoup de problèmes et des montants insignifiants ne les intéresse pas particulièrement. Par conséquent, ces sociétés recherchent souvent un comptable à Tioumen. La distance n’est plus un obstacle aux communications et à une coopération fructueuse.

La société comptable travaille avec les clients dans le cadre du contrat, est responsable de ses erreurs et, en règle générale, indemnise les pénalités et les amendes résultant de sa faute. Les grands sous-traitants assurent leur responsabilité professionnelle, ce qui constitue un avantage supplémentaire. Il n’ya pas de personnes au hasard dans la société d’externalisation - il n’ya que l’élite professionnelle, qui s’occupe de la comptabilité quotidiennement et rien de plus. Ces spécialistes connaissent tous les systèmes d'imposition, conseillent facilement les clients et interagissent en permanence avec les entrepreneurs et les autorités fiscales.

Traditionnellement, de nombreux clients viennent chez nous "il suffit de demander" ou "d'essayer". C'est compréhensible. Il est difficile de décider immédiatement d'une longue coopération et le choix d'un comptable est également une étape extrêmement sérieuse. Aucune vérification préliminaire ne donnera une garantie à 100%.

Une entreprise de sous-traitance n'a pas de gens aléatoires, seulement des professionnels ELITE


Les services de comptabilité à distance prennent rapidement de l'ampleur lorsqu'il n'est pas nécessaire que le client et le spécialiste soient à proximité. C'est assez de courrier électronique, messagerie instantanée, téléphone et skype. De plus, il me semble que la localisation géographique des entreprises va bientôt perdre de son importance. Avec la disparition de la connexion territoriale, la concurrence des donneurs d'ordre augmentera sans aucun doute et, parallèlement, la qualité des services fournis augmentera. Alimentez le feu de la «révolution mondiale» de la sous-traitance comptable et des acteurs fédéraux - des banques et des services automatisant la comptabilité, des comptables électroniques (Elba, Kontur. Comptabilité, Mon entreprise). La clé de la "survie" dans de telles conditions sera probablement "l'attention accrue" portée au client et à son entreprise. Déjà, la qualité de la comptabilité n’est pas aussi importante que la communication elle-même. Ce principe est la clé de relations mutuellement bénéfiques à long terme.

- Notre profil principal est la maintenance de l'infrastructure informatique des organisations sur la base d'un abonnement. Et la chose la plus précieuse ici est l'universalité. Par conséquent, nous traitons également avec la vidéosurveillance, la gestion de la relation client, l’installation de réseau, la délocalisation informatique, etc. En fait, ils peuvent s’adresser à nous pour n'importe quoi. Et nous devons pouvoir faire tout ce qui est nécessaire. Il est donc tout simplement impossible de trouver un employé à plein temps doté de telles compétences. Un administrateur système possédant les connaissances et les compétences de 15 de nos spécialistes est un véritable Yeti. Il y a des rumeurs à son sujet, mais existe-t-il? Trouver des professionnels est difficile, même pour nous expérimentés.

LES SOUS-TRAITANTS SONT CEUX QUI EN PRINCIPE NE SONT PAS PROPOSÉS À ÊTRE DIVISÉS COMPLÈTEMENT, MAIS AVEC LE PLAISIR, PRENEZ SOIN

Il existe un marché de la sous-traitance à Tioumen. Il se développe rapidement, mais il n’est pas encore possible de l’appeler complètement formé.«À mon avis, il peut y avoir beaucoup plus de représentants de l'externalisation», résume Daria Riccio, membre du comité des jeunes pour le développement de l'esprit d'entreprise de «Support of Russia» à Tioumen et experte en notre matière, «En fait, certains des« secteurs »ne sont pas seulement vides ils ne sont tout simplement pas là. Oui, dans la sous-traitance, comme dans toute entreprise, la flexibilité est importante - il faut bien comprendre quand vous en avez vraiment besoin, mais en général, la sous-traitance est une philosophie à part entière. La philosophie des gens qui veulent se consacrer à un certain type d’activité et non à une organisation distincte. Ce sont des personnes qui, en principe, ne sont pas prédisposées à se consacrer entièrement aux affaires, mais qui sont heureuses de se lancer dans le «métier». Ces artisans peuvent et doivent être combinés dans des entreprises de sous-traitance. Et ces entreprises auront du succès, car elles deviendront l'outil qui garantira l'agilité de l'entreprise. "

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